Panduan Lengkap HRIS untuk Industri Logistik

Berbagai tantangan SDM masih dialami perusahaan logistik, mulai dari turnover tinggi, beban kerja berat, pengelolaan jadwal shift yang kompleks, hingga kesulitan mempertahankan tenaga kerja operasional. Tantangan ini bukan sekadar masalah administrasi HR. Masalah ini memengaruhi kecepatan pengiriman dan biaya operasional perusahaan secara langsung.

Permasalahan yang kerap dialami oleh industri logistik, seperti truk mengalami keterlambatan karena jadwal shift berantakan, kurir resign di tengah lonjakan pesanan, dan absen staf gudang tidak terdokumentasi dengan rapi, dapat memengaruhi operasional logistik. Akibatnya, tim HR tidak dapat menganalisis permasalahan tersebut dengan baik.

Hal ini bisa terjadi karena perusahaan masih mengandalkan sistem manual dalam pengelolaan karyawan yang berpotensi tidak terekap dengan baik.

HRIS industri logistik hadir untuk mengatasi masalah ini. Sistem ini dirancang khusus untuk mengelola tenaga kerja lapangan dalam jumlah besar, tersebar di banyak lokasi, dan bekerja nonstop 24 jam.

Kebutuhan ini semakin mendesak seiring pertumbuhan sektor industri logistik itu sendiri dan perekonomian Indonesia. Berdasarkan data BPS, sektor pergudangan, ekspedisi, dan kurir memberikan kontribusi sebesar 1,28 persen terhadap perekonomian Indonesia tahun 2024.

Aktivitas e-commerce dan transaksi digital yang terus tumbuh mendorong arus barang yang harus dilayani gudang dan jaringan pengiriman di seluruh Indonesia.

Namun, di balik pertumbuhan itu, karakteristik operasional logistik, seperti nonstop 24 jam, tenaga kerja lapangan besar, gudang tersebar di banyak lokasi, membuat pengelolaan karyawan jauh lebih kompleks.

Artikel ini akan membahas akar masalah SDM di industri logistik dan bagaimana HRIS menjadi solusi strategis untuk mengatasinya.

Apa Itu HRIS untuk Industri Logistik?

HRIS atau Human Resource Information System adalah sistem yang mengelola data karyawan, absensi, payroll, dan proses SDM lainnya dalam satu platform digital. HRIS menggantikan pencatatan manual dengan sistem yang lebih terpusat dan bisa diakses kapan saja.

Industri logistik tidak bisa memakai HRIS generik begitu saja. Perusahaan logistik punya tiga karakteristik yang membuat kebutuhannya berbeda dari perusahaan korporat biasa, seperti:

• Tenaga kerja lapangan dalam jumlah besar: sopir, kurir, dan staf gudang jauh lebih banyak daripada staf administratif.
• Operasional tersebar di banyak lokasi: gudang, pelabuhan, dan kawasan industri sering berada di kota bahkan pulau yang berbeda.
• Operasional berjalan nonstop: pengiriman dan pergudangan sering berjalan 24 jam dengan sistem shift bergantian.

Oleh karena itu, HRIS untuk industri logistik harus mampu mencatat absensi dari lapangan, mengatur jadwal shift yang kompleks, dan memantau kepatuhan terhadap regulasi K3 secara real-time. Kebutuhan ini jarang menjadi prioritas pada sistem HR yang dirancang untuk perusahaan berbasis kantor.

Permasalahan Manajemen SDM di Industri Logistik

Pengelolaan SDM di industri logistik menghadapi banyak tantangan yang cukup kompleks. Setiap tantangan saling terkait dan berdampak pada kelancaran operasional. Berikut berbagai permasalahan yang kerap dialami oleh industri logistik dalam hal manajemen SDM.

1. Persoalan Absensi

Absensi manual sulit diterapkan pada tenaga kerja lapangan yang tersebar di banyak lokasi. Sopir dan staf gudang sering bekerja di lapangan yang tidak memungkinkan untuk melakukan absensi secara fingerprint. Akibatnya, banyak perusahaan logistik mencatat kehadiran secara manual melalui kertas atau grup chat yang berisiko terjadi kesalahan.

Hal itu didukung dengan hasil wawancara bersama tim fungsional LinovHR yang menyebutkan bahwa klien, PT.Logindo Samudramakmur Tbk, yang bergerak di bidang logistik maritim, menggunakan absensi manual berbasis kertas. Jadi, pekerja lapangan melakukan absensi dengan cara mencentang di kertas absensi yang telah disediakan.

Penerapan sistem absensi manual juga membuat tim HR perlu melakukan pengumpulan data absensinya secara manual ke dalam excel. Terlebih, proses penggajian karyawan juga disesuaikan dengan data kehadiran. Hal ini membuat proses pendataan menjadi tidak efektif karena harus kerja dua kali. 

Selain proses pengumpulan data yang tidak efektif, absensi dengan sistem manual juga berisiko pada manipulasi dan kesalahan pencatatan, yang berdampak pada keakuratan perhitungan payroll.

Kendala susah sinyal selama perjalanan operasional pengiriman, juga menjadi masalah dalam pencatatan kehadiran di industri logistik. Dibutuhkan sistem yang mampu mengatasi masalah susah sinyal saat melakukan absensi.

Survei dari CIPD Health and Wellbeing at Work 2025, menyebutkan tingkat absensi karyawan berada di angka 4,1 persen dari total waktu kerja. Namun, survei tersebut menunjukkan bahwa tingkat absensi terjadi karena sakit, termasuk terkait masalah kesehatan mental. Tapi, faktor lain juga kemungkinan bisa terjadi.

Meski begitu, angka tersebut dapat digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan tingkat absensi dengan standar yang sudah ditetapkan perusahaan untuk mengevaluasi manajemen kehadiran.

Tanpa adanya sistem pencatatan digital, perusahaan logistik sulit mendeteksi pola ketidakhadiran ini sejak dini.

2. Kompleksitas Manajemen Shifting

Operasional logistik yang nonstop menuntut sistem shift yang kompleks. Satu gudang bisa menjalankan tiga shift sehari dengan kebutuhan tenaga kerja yang berbeda di tiap jamnya. Kesalahan penjadwalan shift berakibat langsung pada kekurangan tenaga saat volume pengiriman tinggi.

Berdasarkan artikel jurnal DME Journal of Management (2023) berjudul “Addressing Human Resource Challenges in the Logistics and Supply Chain Management Industry: Impediments on the Path to Achieving Sustainability”, industri logistik memiliki karakteristik kerja 24 jam, tekanan operasional tinggi, jam kerja lama, hingga pekerjaan yang harus terus berjalan meski di luar jam kerja normal.

Tim operasional harus menangani volume kerja jauh di atas rata-rata harian, mulai dari pengelolaan barang hingga koordinasi rute pengiriman. Tanpa sistem penjadwalan yang terintegrasi dengan data volume kerja, perusahaan logistik kesulitan menyesuaikan jumlah shift dengan kebutuhan riil di lapangan.

Hal ini didukung oleh hasil wawancara bersama tim fungsional LinovHR yang menyebut bahwa klien, yaitu PT. Logindo Samudramakmur Tbk, mengalami permasalahan pada penjadwalan shift pekerja. Kemudian, masalah semakin kompleks ketika pekerja harus melakukan perpindahan lokasi yang membutuhkan data historis karyawan yang akurat.

PT. Logindo Samudramakmur sendiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pelayaran sebagai penyedia kapal penunjang untuk kegiatan angkutan lepas pantai bagi industri minyak dan gas bumi.

3. Kesenjangan Kompetensi SDM

Teknologi logistik berkembang cepat, mulai dari warehouse management system hingga pelacakan berbasis GPS. Kompetensi digital tenaga kerja logistik sering tertinggal dari kecepatan ini. Perusahaan jarang menyiapkan program peningkatan kompetensi sejak awal.

Survei McKinsey yang dikutip oleh World Economic Forum (2025) menunjukkan bahwa sekitar 90% pemimpin rantai pasok (supply chain) perusahaan kekurangan bakat dan keterampilan yang cukup untuk mencapai target digitalisasi. Angka tersebut juga belum berubah signifikan sejak survei pertama kali dilakukan pada tahun 2020.

Banyak perusahaan yang menginginkan karyawannya memiliki kompetensi data dan keterampilan digital, namun tidak mampu memenuhinya karena kelangkaan tenaga kerja yang cakap digital. Akibatnya, bisa menghambat proses identifikasi pola data pasokan, operasional, permintaan, dan akurasi analisis perencanaan.

Masalah itu juga disebabkan karena perusahaan terlalu berfokus pada penguatan bidang-bidang spesialisasi dan kompetensi teknis yang cakupannya cukup sempit. Padahal, dengan meningkatkan kecakapan teknologi digital, bisnis bisa mendapatkan hasil yang lebih maksimal.

Sebuah artikel Jurnal Pengabdian Masyarakat dan Riset Pendidikan (2025) berjudul “Pemetaan Kebutuhan Kompetensi Sdm Pesisir Untuk Mendukung Operasi Logistik Maritim Di Era Digital” melakukan pengabdian kepada masyarakat untuk memetakan kebutuhan kompetensi SDM pesisir untuk mendukung operasi logistik maritim di zaman digital.

Penelitian tersebut menemukan bahwa sebanyak 76,7% responden belum memiliki keterampilan digital dasar. Hanya 18,3% yang setidaknya memiliki kemampuan digital karena pernah mengikuti pelatihan logistik digital. Hal itu menunjukkan pentingnya pelatihan digital melalui program vokasi untuk mengoptimalkan kinerja logistik maritim.

Meski begitu, penelitian tersebut hanya dilakukan pada skala kecil, bukan sebagai survei nasional secara umum. Data tersebut disampaikan untuk memberikan gambaran konteks betapa pentingnya sebuah pelatihan digital untuk kelancaran operasional logistik.

4. Tantangan Talent Management

Perusahaan logistik menghadapi hambatan di sepanjang siklus talent management. Proses menarik kandidat berkualitas berjalan lambat karena reputasi industri yang kurang menarik. Proses menyeleksi kandidat sering tidak konsisten karena belum ada standar kompetensi yang jelas antarcabang.

Tantangan berlanjut setelah karyawan bergabung. Perusahaan kesulitan mempertahankan talenta terbaik karena minimnya jenjang karier yang jelas. Pengembangan kompetensi pun jarang disusun dengan baik karena perusahaan lebih fokus pada operasional harian.

5. Industri Dianggap Kurang Menarik bagi Pencari Kerja

Reputasi industri logistik di mata pencari kerja masih rendah. Ketua Umum Perkumpulan Keamanan dan Keselamatan Indonesia (Kamselindo), Kyatmaja Lookman, menyebutkan generasi muda kini lebih memilih menjadi pengemudi aplikasi online dibandingkan dengan sopir truk. Alasannya, jam kerja sopir truk panjang, waktu bongkar muat tidak menentu, dan mereka harus meninggalkan keluarga dalam waktu lama.

Proses mendapatkan izin mengemudi profesional juga menjadi penghalang. Pembuatan dari SIM A hingga SIM B2 umum bisa memakan waktu sekitar 4 tahun. Kombinasi upah yang kurang kompetitif, kondisi kerja berat, dan peluang promosi terbatas membuat generasi muda tidak melirik karier di sektor ini.

6. Kesulitan Rekrutmen

Kualitas dan kuantitas lulusan vokasi logistik belum sesuai kebutuhan industri. Adanya kesenjangan antara program pendidikan di perguruan tinggi dengan kebutuhan dunia usaha di bidang logistik menjadi masalah dalam perekrutan. Akibatnya, perusahaan lebih banyak mengandalkan koneksi personal dibandingkan dengan proses rekrutmen terbuka.

Kualifikasi posisi juga jarang dipublikasikan secara jelas. Sistem rekrutmen di banyak perusahaan logistik belum terintegrasi antarcabang atau antargudang. Perusahaan pun kesulitan mencari kandidat yang benar-benar sesuai kualifikasi dalam waktu singkat.

7. Pelatihan dan Pengembangan Keterampilan yang Kurang Optimal

Banyak perusahaan logistik tidak mau berinvestasi pada pelatihan karyawan. Alasannya adalah karena mereka khawatir karyawan resign setelah menerima pelatihan lalu pindah ke perusahaan lain. Pola pikir ini justru menciptakan masalah baru bagi perusahaan.

Minimnya pelatihan membuat karyawan merasa tidak didukung untuk berkembang. Rasa demotivasi muncul karena karyawan tidak melihat jalur peningkatan pengetahuan atau keterampilan di tempat mereka bekerja. Kondisi ini justru mempercepat keinginan karyawan untuk resign.

8. Retensi Karyawan (Turnover Tinggi)

Sektor logistik dan e-commerce termasuk ke dalam kategori yang memiliki tingkat turnover karyawan yang tinggi, terutama pada posisi operasional seperti staf gudang dan kurir.

Hal itu terlihat pada survei industri gudang Amerika Utara oleh Global Cold Chain Alliance/International Association of Refrigerated Warehouses (IARW) (2019) yang menunjukkan bahwa tingkat turnover rata-rata karyawan gudang di Amerika Utara mencapai 32,5% pada Desember 2018.

Temuan tersebut menunjukkan bahwa industri logistik menghadapi berbagai tantangan dalam mempertahankan tenaga kerja operasional.

Berdasarkan artikel jurnal Commodities, Journal of Economic and Business (2026) berjudul “Kajian Literatur tentang Faktor-Faktor Determinan Turnover Karyawan Kurir pada Industri Ekspedisi dan Logistik”, melalui sintesis berbagai penelitian terdahulu, diidentifikasi sejumlah penyebab utama yang memengaruhi keputusan kurir untuk meninggalkan pekerjaannya.

Faktor yang paling dominan, adalah beban kerja yang tinggi, jadwal kerja yang tidak stabil, tekanan untuk memenuhi target waktu pengiriman, dan ketidakpastian order maupun rute pengiriman.

Selain itu, kurir juga menghadapi ketidakpastian pendapatan karena sistem insentif dan imbalan yang dinilai belum sebanding dengan risiko serta beban kerja yang harus ditanggung.

Di sisi lain, penerapan teknologi dalam operasional logistik juga menghadirkan tantangan tersendiri. Penggunaan sistem dispatch, pemantauan lokasi secara real-time, sistem rating, target performa, hingga sanksi berbasis aplikasi bertujuan meningkatkan efisiensi operasional.

Namun, kurir memandang bahwa hal itu membuat mereka terlalu diawasi sehingga meningkatkan tekanan psikologis dan pada akhirnya mendorong kurir untuk mengundurkan diri.

Faktor lain yang turut berkontribusi terhadap tingginya turnover adalah rendahnya kepuasan kerja. Kondisi seperti perlakuan yang dianggap tidak adil, minimnya dukungan dari supervisor, dan kurangnya perhatian perusahaan terhadap aspek keselamatan kerja membuat kurir merasa kurang dihargai.

9. Rendahnya Kepuasan Kerja

Kepuasan kerja karyawan logistik dipengaruhi oleh banyak faktor sekaligus. Remunerasi dan benefit yang tidak kompetitif menjadi keluhan paling umum. Kurangnya perhatian pada kesejahteraan karyawan memperkuat persepsi bahwa perusahaan kurang peduli pada kondisi mereka.

Partisipasi perempuan di industri ini juga masih rendah, terutama di posisi lapangan. Jalur karier yang tidak jelas membuat karyawan sulit melihat masa depan mereka di perusahaan. Gaya kepemimpinan yang tidak sesuai kebutuhan tim lapangan ikut menurunkan kepuasan kerja.

10. Kondisi Kerja yang Berat

Jam kerja panjang menjadi keluhan utama karyawan lapangan di industri logistik. Tenggat dokumen dan regulasi yang ketat menambah tekanan kerja harian. Lokasi kerja yang terpencil, seperti gudang di kawasan industri yang jauh dari kota, memperpanjang waktu tempuh karyawan setiap hari.

Periode tertentu seperti Ramadan, akhir tahun, dan hari besar lain menambah beban kerja secara drastis. Karyawan dituntut bekerja ekstra tanpa jaminan kompensasi yang sepadan. Akibat dari hal itu, karyawan logistik berisiko mengalami kelelahan kerja.

11. Penerapan SOP Tidak Maksimal

Perusahaan jasa logistik gudang tidak sepenuhnya mengikuti SOP atau instruksi kerja yang berlaku dalam proses operasionalnya.

Pada artikel jurnal SEMIOTIKA Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Matematika (2021) berjudul “Penyusunan Standar Operasional Prosedur Gudang pada PT. XYZ” ditemukan bahwa SOP yang telah ditetapkan, tidak seluruhnya dilaksanakan oleh departemen gudang. Pada beberapa kegiatan yang tercantum dalam SOP, terdapat ketidaksesuaian karena adanya perubahan kegiatan gudang selama pembaruan SOP.

Pembaruan SOP tersebut membutuhkan waktu selama 5 bulan. Selama periode tersebut, pihak departemen gudang melakukan beberapa penyesuaian aktivitas berdasarkan permintaan pelanggan, peningkatan kegiatan operasional, dan perbaikan mutu pelayanan.

Kondisi ini bertentangan dengan syarat ISO 9001:2015 yang mewajibkan dokumentasi proses secara konsisten. Ketiadaan SOP yang jelas membuat kualitas kerja antar-shift atau antar-cabang menjadi tidak seragam.

Berdasarkan permasalahan pada penerapan SOP yang ditemukan pada klien LinovHR, proses absensi masih dilakukan secara manual, yang cukup rawan terjadi manipulasi. Hal ini juga nantinya dapat berpengaruh pada penjadwalan shift kerja.

Artikel jurnal Selekta Manajemen: Jurnal Mahasiswa Bisnis & Manajemen (2025) berjudul “Analisis Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk Meningkatkan Efisiensi Operasional Harian pada CV. Berkat Cahaya Lestari” melakukan penelitian terhadap penerapan SOP di perusahaan CV. Berkat Cahaya Lestari, bisnis yang berfokus pada distribusi plastik.

Penerapan SOP pada perusahaan tersebut memberikan perubahan pada efektivitas dan efisiensi kerja di setiap bagian. Pencatatan stok minim kesalahan, penataan barang di gudang menjadi lebih rapi, proses pengepakan menjadi lebih cepat dan aman, serta pengiriman kepada konsumen bisa lebih tepat waktu.

Kemudian, pembagian tugas pun menjadi lebih terstruktur. Para narasumber yang diwawancarai menyetujui bahwa mereka bisa lebih fokus pada tugas sesuai dengan bidang pekerjaan mereka. Hal itu mampu menurunkan terjadinya tumpang tindih antarkaryawan.

Hal ini menunjukkan bahwa SOP menjadi aspek penting dalam industri logistik agar setiap proses operasional gudang dapat berjalan lebih efisien dan efektif.

12. Pelatihan K3

BPJS Ketenagakerjaan mencatat sekitar 318 ribu kasus kecelakaan kerja sepanjang 2025. Sebanyak 28 persen atau lebih dari 87 ribu kasus terjadi di sektor lalu lintas, sebagian besar saat pekerja berangkat kerja, pulang kerja, atau menjalankan aktivitas kerja menggunakan sarana transportasi. Angka ini sangat relevan bagi industri logistik yang operasionalnya bergantung pada transportasi jalan.

Sopir truk, kurir, dan staf bongkar muat menghadapi risiko kecelakaan kerja setiap hari. Tanpa pelatihan K3 yang terdokumentasi, perusahaan logistik sulit membuktikan kepatuhan terhadap regulasi keselamatan kerja. Pelatihan K3 yang konsisten melindungi keselamatan karyawan sekaligus memperkuat kepatuhan perusahaan terhadap regulasi.

Penerapan K3 juga tertuang di dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 50 Tahun 2012. Pasal 6 Ayat (1) menjelaskan bahwa Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) meliputi penetapan kebijakan K3, perencanaan K3, pelaksanaan rencana K3, pemantauan dan evaluasi kinerja K3, dan peninjauan dan peningkatan kinerja SMK3.

Penerapan K3 tersebut dapat dilaksanakan oleh pengusaha. Dalam penyusunannya, Pasal 7 Ayat (2) menjabarkan bahwa pengusaha harus:

1. Melakukan tinjauan awal kondisi K3 yang meliputi:
   • Identifikasi potensi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko
   • Perbandingan penerapan K3 dengan perusahaan dan sektor lain yang lebih baik
   • Peninjauan sebab akibat kejadian yang membahayakan
   • Kompensasi dan gangguan serta hasil penilaian sebelumnya yang berkaitan dengan keselamatan
   • Penilaian efisiensi dan efektivitas sumber daya yang disediakan.
2. Memperhatikan peningkatan kinerja manajemen K3 secara terus-menerus
3. Memperhatikan masukan dari pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh.

Dengan adanya aturan tersebut, perusahaan diimbau untuk menerapkan pelatihan K3 yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk mengendalikan potensi bahaya. Aturan tersebut juga menyebutkan bahwa pengusaha perlu mendokumentasikan pelatihan K3 dan meninjaunya secara teratur agar tetap relevan dan efektif.

13. Perencanaan Tenaga Kerja saat Peak Season

Pada hari-hari besar, seperti Hari Raya Idulfitri, Harbolnas, atau Tahun Baru, pengiriman logistik sering kali mengalami lonjakan. Pelaku industri logistik harus menyiapkan penambahan armada, tenaga kerja, dan infrastruktur operasional jauh sebelum periode ini tiba.

Perencanaan tenaga kerja yang matang mencakup penjadwalan shift tambahan dan rekrutmen tenaga kerja sementara. Tanpa perencanaan berbasis data historis, perusahaan berisiko kekurangan tenaga saat volume pengiriman memuncak. Kualitas layanan pun ikut menurun karena tenaga kerja yang ada kewalahan menangani lonjakan permintaan.

14. Biaya Logistik yang Tinggi

Laporan siaran pers dari Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian (2023) menjelaskan bahwa biaya logistik Indonesia sebesar 14,29% dari produk domestik bruto pada 2023. Angka tersebut masih dinilai terlalu tinggi sehingga pemerintah menargetkan untuk menurunkan biaya logistik menjadi 8% dari PDB pada tahun 2045.

Kondisi geografis Indonesia yang luas, harga bahan bakar yang tidak stabil, dan biaya bongkar muat pelabuhan yang tinggi menjadi penyebab utama mengapa biaya logistik Indonesia cukup tinggi. Infrastruktur jalan yang belum memadai di banyak wilayah turut menambah biaya perawatan kendaraan operasional.

Beban biaya ini akhirnya dibebankan pada harga produksi dan membuat konsumen membayar lebih mahal.

15. Risiko Barang Mengalami Kerusakan

Kondisi infrastruktur jalan di Indonesia yang belum sepenuhnya baik dan proses bongkar muat yang tidak sesuai prosedur meningkatkan risiko kerusakan barang selama pengiriman.

Cuaca tropis yang lembap juga dapat mempercepat penurunan kualitas produk sebelum sampai ke konsumen. Kesalahan penanganan barang atau mishandling sering terjadi akibat kurangnya pelatihan staf bongkar muat.

Akibatnya, perusahaan harus melakukan penggantian produk yang rusak dan menanggung biaya logistik tambahan untuk proses retur barang. Pelatihan penanganan barang yang terstandar dan terdokumentasi dalam sistem HRIS membantu mengurangi risiko human error yang menjadi penyebab utama kerusakan barang.

Karakteristik Unik Tenaga Kerja Logistik

Tenaga kerja di industri logistik punya karakteristik yang berbeda dari sektor lain. Beberapa karakteristik berikut menjadi alasan mengapa pendekatan HRIS generik sering tidak cukup.

1. Tenaga Kerja Lapangan atau Mobile vs Staf Kantor dan Administratif

Mayoritas karyawan logistik bekerja di lapangan. Sopir, kurir, dan staf gudang memiliki jumlah yang jauh lebih banyak dibandingkan dengan staf administratif. Kebutuhan pencatatan absensi, komunikasi, dan pemantauan kinerja kedua bagian kerja ini sangat berbeda.

2. Siklus Kerja yang Cukup Cepat atu Fast-paced

Berdasarkan hasil wawancara bersama tim fungsional LinovHR, industri logistik memiliki karakteristik kerja yang cukup cepat atau fast-paced. Hal ini disebabkan oleh pekerja lapangan di industri logistik sering kali melakukan rotasi dengan sangat cepat sehingga perlu adanya pembaruan pendataan karyawan setiap kali rotasi.

Hal tersebut berkaca pada kondisi kerja yang dialami oleh klien LinovHR, yaitu PT. Logindo Samudramakmur Tbk.

3. Operasional Nonstop dan Sistem Shift

Gudang dan layanan pengiriman sering beroperasi 24 jam penuh. Untuk mengatasi hal itu, dibutuhkan sistem shift agar operasional logistik tetap berjalan. Pengelolaan jadwal shift yang kompleks membutuhkan sistem yang bisa menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja secara dinamis.

4. Sebaran Lokasi Kerja yang Luas dan Sering Terpencil

Lokasi kerja karyawan logistik tersebar di gudang, pelabuhan, dan kawasan industri yang sering berada jauh dari pusat kota. Pengelolaan SDM lintas lokasi ini butuh sistem terpusat yang bisa diakses dari mana saja. Tanpa sistem seperti ini, koordinasi antarcabang menjadi lambat dan rawan kesalahan data.

5. Ketergantungan Tinggi pada Kepatuhan Regulasi

Industri logistik terikat oleh banyak regulasi sekaligus, mulai dari kepabeanan, keselamatan kerja, hingga dokumen ekspor-impor. Kepatuhan terhadap regulasi ini harus terdokumentasi dengan rapi untuk menghindari sanksi. Sistem HRIS yang terintegrasi membantu perusahaan menyimpan dan melacak dokumen kepatuhan karyawan secara otomatis.

6. Kebutuhan Integrasi dengan Sistem Operasional Lain

Beberapa perusahaan logistik, terutama berskala besar, mungkin sudah menjalankan sistem operasional lain di luar HR, seperti warehouse management system (WMS) untuk mengelola stok gudang, transportation management system (TMS) untuk mengatur rute pengiriman, atau pelacakan berbasis GPS untuk memantau armada.

Jika HRIS berjalan terpisah dari sistem-sistem tersebut, tim operasional harus menginput data yang sama berulang kali di platform berbeda.

HRIS yang bisa terintegrasi melalui API atau koneksi langsung ke WMS, TMS, dan sistem pelacakan GPS, memungkinkan data tenaga kerja dan data operasional saling terhubung.

Misalnya, jadwal shift staf gudang bisa disesuaikan dengan volume barang dari WMS, atau data lokasi sopir dari GPS bisa disesuaikan dengan jam kerja di sistem absensi. Kemampuan ini dinilai sangat krusial bagi industri yang bergantung pada banyak sistem sekaligus.

Mengapa Manajemen SDM yang Baik Penting bagi Daya Saing Logistik?

Kualitas SDM logistik berdampak langsung pada daya saing biaya logistik nasional. Berdasarkan lembaga riset logistik di Indonesia, Supply Chain Indonesia, Indonesia menempati peringkat ke-63 dari 139 negara dalam Logistics Performance Index Bank Dunia tahun 2023. Peringkat ini masih tertinggal dari negara tetangga, seperti Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina, dan Vietnam yang punya biaya logistik jauh lebih efisien.

Sebagai perbandingan, artikel Jurnal Siber Transportasi dan Logistik (2025) berjudul “Evaluasi Kebijakan Pemerintah dalam Mendorong Integrasi Transportasi Multimoda guna Menurunkan Biaya Logistik di Indonesia” menunjukkan bahwa biaya logistik negara tetangga seperti Malaysia berada di kisaran 13% dari PDB, Thailand sebesar 13,2%, Vietnam 15%, dan Singapura hanya 8,1%, sementara Indonesia berada di 14,29% pada tahun 2023.

Hal itu menunjukkan masih ada selisih yang membuat persaingan logistik Indonesia kalah kompetitif dibandingkan dengan negara-negara tetangga. Masalah itu terjadi karena adanya inefisiensi tenaga kerja, mulai dari waktu bongkar muat yang lama hingga proses administrasi yang belum digital.

Penelitian dari artikel Jurnal Dinamika Bahari (2021) menemukan bahwa salah satu kendala utama lamanya waktu tunggu bongkar muat di pelabuhan Indonesia adalah keterbatasan jumlah tenaga kerja yang tidak bisa beroperasi 24 jam, padahal proses bongkar muat berjalan nonstop selama 24 jam. Ditambah, kurangnya infrastruktur yang memadai.

Perlu adanya sistem yang mampu memperbaiki kompetensi SDM untuk mengurangi waktu tunggu di pelabuhan agar perusahaan tidak ditekan oleh biaya logistik yang tinggi.

Selain itu, faktor lain yang memengaruhi biaya logistik di Indonesia, antara lain harga bahan bakar di pasar, biaya pekerja logistik karena tingginya permintaan tenaga kerja, adanya perubahan kebijakan perdagangan global, seperti tarif, bea cukai, hingga dokumen ekspor-impor, serta kenaikan biaya sewa dan fasilitas gudang.

Setiap perbaikan pada sisi manajemen SDM logistik, mulai dari kecepatan rekrutmen, penurunan turnover, hingga kepatuhan terhadap regulasi, berkontribusi langsung dalam menekan biaya logistik nasional. Perusahaan yang mengelola SDM dengan baik mampu menjaga kelancaran distribusi barang dan menjaga harga tetap kompetitif di pasar.

Peran HRIS dalam Mengatasi Masalah SDM Logistik

Modul HRIS industri logistik berikut bisa menjawab akar masalah manajemen SDM yang terjadi di industri logistik. Setiap modul dirancang untuk kebutuhan spesifik operasional logistik.

1. Modul Time Management

Mencatat absensi lapangan lewat aplikasi mobile dan mengatur jadwal shift secara otomatis. Modul ini langsung menjawab persoalan absensi dan manajemen shifting.

HRIS juga membantu pekerja melakukan absensi secara offline saat kendala susah sinyal terjadi selama perjalanan operasional. Data absensi akan tersimpan sementara di sistem, kemudian saat sinyal sudah muncul, data absen tersebut akan berubah dalam bentuk pengajuan. Dengan begitu, pihak manajemen dapat melakukan pengecekan kehadiran tersebut.

Selain offline attendance, HRIS juga menyediakan correction attendance. Fitur ini membantu pekerja melakukan perubahan waktu masuk dan waktu keluar. Fitur ini hanya bertujuan untuk karyawan yang ingin memperbaiki pencatatan absensinya.

Misalnya, seorang pekerja menjalankan shift pagi yang dimulai pukul 8. Dia sudah tiba di lokasi kerja tepat pukul 8, namun terlambat dalam pengisian absensi. Pekerja dapat melakukan koreksi sesuai dengan kapan dia tiba di lokasi kerja dalam bentuk pengajuan. Nantinya, pengajuan tersebut akan dicek oleh manajemen untuk proses persetujuan.

2. Modul Recruitment

Mempercepat proses rekrutmen dengan database kandidat terpusat dan alur seleksi yang terstandar antarcabang. Modul ini membantu mengatasi kesulitan rekrutmen dan reputasi industri yang kurang menarik.

3. Modul Learning Management System (LMS)

Menyusun program pelatihan terjadwal, termasuk pelatihan K3 dan penanganan barang. Modul ini mengisi kesenjangan kompetensi SDM tanpa harus mengandalkan pelatihan tatap muka yang mahal.

4. Modul Performance Management dan Career Path

Memberi karyawan jalur karier yang jelas dan penilaian kinerja berbasis data. Modul ini mampu menurunkan tingkat turnover dengan memberi karyawan alasan kuat untuk bertahan.

5. Modul Payroll dan Loan & Benefit

Memastikan perhitungan gaji, lembur, dan tunjangan lapangan secara akurat dan tepat waktu. Modul ini berdampak langsung pada kepuasan kerja karyawan.

6. Modul Reimbursement

Mencatat biaya perjalanan dinas dan operasional lapangan secara transparan. Modul ini membantu perusahaan mengontrol komponen biaya logistik akibat kendala-kendala yang terjadi pada operasional logistik, seperti biaya bahan bakar, biaya bongkar muat, biaya maintenance kendaraan, hingga biaya-biaya tak terduga lainnya.

Meski begitu, untuk modul reimbursement LinovHR, tidak dapat mengganti biaya-biaya yang telah disebutkan di atas. LinovHR hanya dapat meng-cover biaya untuk medical atau kebutuhan medis dan trip bisnis.

Selanjutnya, kondisi yang dapat di-cover oleh LinovHR terjadi ketika melakukan perjalanan dinas. LinovHR akan memberikan fleksibilitas dalam melakukan absensi selama perjalanan dinas.

7. Modul Organization Management dan Personnel Administration

Menyimpan data karyawan, struktur organisasi, dan dokumen kepatuhan regulasi dalam satu sistem terpusat. Modul ini memudahkan pengelolaan karyawan yang tersebar di banyak lokasi kerja.

Ketika seluruh modul ini terintegrasi, tim HR tidak perlu lagi bekerja secara manual dengan dokumen yang terpisah. Data karyawan, absensi, kinerja, dan biaya operasional bisa diakses dalam satu dashboard yang sama.

Dampak HRIS Industri Logistik terhadap Kinerja SDM dan Bisnis

Penerapan HRIS memberi dampak yang bisa diukur pada kinerja SDM dan bisnis logistik secara keseluruhan. Berikut dampak yang bisa dirasakan perusahaan setelah beralih ke sistem digital.

1. Proses Rekrutmen Lebih Cepat dan Objektif

Seleksi kandidat berbasis data mengurangi ketergantungan pada koneksi personal dan mempercepat waktu pengisian posisi kosong.

2. Kepatuhan Regulasi Meningkat

Dokumen K3, kepabeanan, dan sertifikasi karyawan tersimpan rapi dan mudah diaudit kapan saja karena tersimpan dalam satu sistem terintegrasi.

3. Biaya Administrasi Turun

Otomatisasi absensi, payroll, dan reimbursement mengurangi kebutuhan tenaga administratif untuk pekerjaan manual berulang.

4. Alur Kerja Tersistematis

Menurut tim fungsional LinovHR yang menangani klien di industri logistik, menyebutkan bahwa dampak yang dirasakan oleh klien setelah menggunaan HRIS membuat alur bisnis menjadi lebih tersistematis. Proses absensi dan perhitungan payroll menjadi minim kesalahan. Pada intinya, segala urusan pengelolaan SDM lebih terintegrasi.

5. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

HR dan manajemen bisa melihat pola turnover, tren absensi, dan kebutuhan tenaga kerja sementara secara real-time.

Dampak HRIS ini pada akhirnya mengurangi risiko operasional yang selama ini bersumber dari pengelolaan SDM yang tidak rapi. Perusahaan logistik yang menerapkan HRIS lebih siap menghadapi lonjakan volume kerja tanpa kehilangan kualitas layanan.

Berapa Potensi Penghematan dari Implementasi HRIS Logistik?

Saat melakukan implementasi HRIS, perusahaan perlu menghitung Return on Investment (ROI) untuk melihat potensi penghematan dari segi pengelolaan SDM. Perusahaan juga bisa mengetahui perbandingan biaya yang dikeluarkan saat masih menggunakan sistem manual dan sistem otomatis.

Berikut ilustrasi sederhana sebagai acuan awal.

Misalnya, perusahaan logistik memiliki 200 tenaga kerja lapangan, mulai dari sopir, kurir, hingga staf gudang. Jika mengambil data dari IARW yang menyebut bahwa rata-rata tingkat turnover karyawan gudang mencapai 32,5% per tahun, maka sekitar 65 orang perlu direkrut ulang setiap tahun.

Menurut riset Gallup, estimasi biaya mengganti satu karyawan berkisar antara 50% hingga 200% dari gaji tahunannya. Untuk peran operasional seperti sopir, kurir, dan staf gudang, bisa mengambil angka yang paling rendah, yaitu sekitar 50%. Hal ini karena kompleksitas dan tingkat spesialisasi perannya relatif lebih rendah dibanding posisi manajerial.

Dengan asumsi gaji rata-rata Rp4,5 juta per bulan atau Rp54 juta per tahun, biaya penggantian per karyawan sekitar Rp27 juta. Maka, total biaya turnover tahunan, yaitu:

65 karyawan × Rp27 juta = Rp1,76 miliar per tahun.

Jika HRIS membantu menekan turnover 10 poin persentase menjadi 22,5%, perusahaan berpotensi menghemat sekitar Rp540 juta per tahun dari sisi rekrutmen saja.

Executive Insight: HRIS Sebagai Talent Infrastructure Logistik

HRIS bukan sekadar alat administrasi untuk mencatat absensi dan menghitung gaji. Bagi perusahaan logistik, HRIS berfungsi sebagai talent infrastructure yang menopang seluruh operasional SDM. Infrastruktur ini menjadi fondasi manajemen SDM logistik yang mengubah cara perusahaan mengelola karyawan dari reaktif menjadi proaktif.

Pendekatan reaktif hanya merespons masalah setelah muncul, misalnya menambah staf setelah kekurangan tenaga terjadi di lapangan. Pendekatan proaktif memakai data historis untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja sebelum masalah muncul. Perusahaan bisa merencanakan rekrutmen sementara, jadwal shift, dan program pelatihan jauh sebelum masalah tumbuh menjadi besar.

Bagi pemimpin perusahaan logistik, investasi pada HRIS setara dengan investasi pada infrastruktur fisik seperti gudang atau armada kendaraan. Tanpa fondasi data SDM yang kuat, ekspansi bisnis logistik akan selalu terhambat oleh masalah tenaga kerja yang berulang setiap tahun.

Bagaimana Proses Implementasi HRIS di Industri Logistik?

Salah satu pertanyaan paling umum dari business owner dan manajer sebelum beralih ke HRIS adalah soal waktu, seperti durasi waktu proses implementasi dan seberapa besar operasional akan terganggu selama transisi.

Berikut ini tahapan penerapan HRIS untuk perusahaan logistik.

1. Asesmen dan Perencanaan (Perkiraan 1-2 Minggu)

Memetakan masalah paling mendesak, sering kali berkaitan dengan absensi dan manajemen shift serta mengumpulkan data karyawan dan struktur lokasi kerja yang tersebar.

2. Konfigurasi dan Migrasi Data (Perkiraan 2-4 Minggu)

Setelah pemetaan masalah selesai, selanjutnya dilakukan pemilihan software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pada tahapan ini, melibatkan demo produk, negosiasi harga, hingga memasuki proses konfigurasi.

Perusahaan bisa memilih modul prioritas terlebih dahulu dan mengonfigurasinya sesuai kebutuhan perusahaan, seperti absensi, pola shift, lokasi gudang, dan struktur organisasi. Data karyawan akan dimigrasi dari sistem manual ke sistem HRIS yang lebih terintegrasi. Makin banyak cabang atau gudang, makin panjang proses pada tahap ini.

3. Uji Coba Sistem (Perkiraan 1 Minggu)

Sebelum sistem HRIS digunakan secara penuh, perlu adanya tahapan User Acceptance Test (UAT) atau uji coba terlebih dahulu. Tim HR bisa melakukan simulasi sesuai dengan skenario riil, mulai dari pencatatan data absensi karyawan hingga perhitungan payroll.

Tahapan ini cukup penting dalam timeline implementasi HRIS untuk mengetahui apakah terdapat bug atau ketidaksesuaian proses pengelolaan SDM di sistem. Jika ditemukan bug, tim vendor bisa melakukan perbaikan.

Hal itu bertujuan agar ketika implementasi penuh untuk operasional nyata, sistem bisa berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan.

4. Pelatihan Tim (Perkiraan 1-2 Minggu, Bisa Berjalan Paralel)

Tim HR dilatih mengelola sistem. Kemudian, tenaga lapangan dilatih menggunakan aplikasi mobile untuk kebutuhan absensi.

5. Go-Live Bertahap dan Evaluasi

Setelah tahapan di atas dilewati, sistem sudah bisa diimplementasikan untuk operasional nyata. Perusahaan logistik bisa memulai dari modul Time Management, lalu mengembangkan modul lain secara bertahap setelah modul awal stabil.

Walaupun demikian, tetap perlu adanya pemantauan pascaimplementasi selama 1-3 bulan pertama untuk mengatasi kemungkinan munculnya kendala teknis saat penggunaan harian.

Evaluasi tersebut bisa membantu perusahaan untuk menilai apakah sistem HRIS mampu memberikan ROI (Return on Investment) yang sesuai dengan harapan.

Dengan pendekatan bertahap ini, modul inti seperti absensi dan payroll biasanya bisa berjalan dalam waktu yang lebih cepat. Jika implementasi modul awal sudah berjalan stabil, selanjutnya bisa dikembangkan ke modul lain untuk kebutuhan yang lebih kompleks.

Perlu diketahui bahwa durasi waktu implementasi tersebut bukanlah angka pasti, melainkan hanya estimasi umum berdasarkan pola implementasi HRIS. Durasi waktu aktual bisa berbeda-beda di setiap industri, tergantung pada skala perusahaan, kompleksitas data yang akan dimigrasi, dan penggunaan modul yang dipilih.

Kesimpulan

Masalah SDM di industri logistik, mulai dari absensi, shifting, turnover, hingga kepatuhan K3, saling terkait dan berdampak langsung pada biaya serta kecepatan layanan. HRIS industri logistik menjawab masalah ini lewat satu sistem terintegrasi yang mengubah pengelolaan SDM dari reaktif menjadi proaktif.

Dengan potensi penghematan yang cukup besar bagi operasional perusahaan, HRIS menjadi bagian penting dalam ekosistem bisnis logistik. Penggunaan HRIS terbukti memberikan pengaruh positif bagi perusahaan karena mampu menekan biaya administrasi, proses rekrutmen yang lebih efektif, hingga membuat alur kerja lebih tersistematis.

Untuk perusahaan logistik yang banyak mengandalkan banyak pekerja lapangan dan tersebar di berbagai lokasi, fitur yang ditawarkan HRIS, seperti time management untuk kebutuhan absensi dan payroll untuk penggajian, memudahkan perusahaan dalam merekap kehadiran karyawan dan perhitungan gaji yang lebih akurat.

Tingkatkan Pengelolaan SDM Logistik dengan LinovHR!

LinovHR memahami tantangan unik yang dihadapi tim HR di industri logistik. Modul Time Management dari LinovHR mengatur absensi lapangan dan jadwal shift kompleks dalam satu sistem. Modul Recruitment mempercepat proses pencarian sopir, kurir, dan staf gudang yang sesuai dengan kualifikasi.

Modul Learning Management System membantu Anda menjadwalkan pelatihan K3 dan pengembangan kompetensi digital karyawan secara terstruktur. Modul Performance Management dan Career Path memberi karyawan lapangan jalur karier yang jelas sehingga tingkat turnover bisa dikurangi. Seluruh modul ini terintegrasi dalam satu platform yang bisa diakses secara cloud maupun on-premise sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Jangan biarkan masalah SDM menghambat kelancaran rantai pasok perusahaan Anda. Konsultasikan kebutuhan HRIS industri logistik Anda bersama tim LinovHR sekarang. Jadwalkan demo gratis dan lihat langsung bagaimana LinovHR menyederhanakan pengelolaan SDM logistik Anda, dari rekrutmen hingga retensi karyawan.

Frequently Asked Questions (FAQ)